Koniec wieńczy dzieło, ale żeby zwieńczenie było przyjemne, poza satysfakcją z wykonanej pracy powinno się pojawić wynagrodzenie, a wcześniej kontrakt, który określa jego wysokość i zasady na jakich ma być wypłacone. Umową (łac. contractus) nazywamy zgodne porozumienie dwóch lub więcej stron, ustalające ich wzajemne prawa i obowiązki, czyli jest to opis porozumienia jakie zawarliśmy w związku z mającymi nastąpić wydarzeniami. Dlatego, nie jest ważna umowa zawierana pod przymusem, np. wymuszone małżeństwo.
Umowę powinniśmy zawierać zawsze, ilekroć ktoś nam coś zleca, lub coś od nas kupuje i odwrotnie, gdy my zlecamy lub kupujemy. A także wtedy, gdy rezygnujemy ze współpracy, lub zmieniamy jej zasady, czyli ulega zmianie nasza dotychczasowa umowa. Powinniśmy (a to w Polsce notorycznie szwankuje) zawierać ją zanim rozpoczniemy jakiekolwiek działania, które z niej wynikają.
Strony muszą być świadome skutków prawnych zawieranej umowy i działać z takim zamiarem. Dlatego nie jest prawdziwą umową scena w filmie, w której zawierane jest małżeństwo, czy sprzedawany samochód, nawet gdyby istniał sporządzony przy tej filmowej sytuacji dokument. Podobnie nie jest prawdziwy wystawiany w filmie akt urodzenia, czy zgonu, bo historia dotyczy filmowych bohaterów, a nie osób, które kreują przypisane im role.
Umowa może przybierać różne formy i mieć różnorodną treść, bo polskie prawo przewiduje swobodę w zawieraniu kontraktów, czyli chcemy umowę zawrzeć i zawieramy ją z kim chcemy. Treść umowy może być dowolna pod warunkiem, że będzie zgodna z obowiązującym prawem, zasadami współżycia społecznego i zawarty kontrakt będzie właściwy dla danej sytuacji. Umowa może być ustna, pisemne lub dorozumiana, czyli wynikająca z kontekstu (per facta concludenta). No i teraz powstaje pytanie: Jaką umowę, w jakiej sytuacji zawierać?
Najprostsza wydaje się umowa ustna i jest świetnym rozwiązaniem dla wszelkich nieskomplikowanych ustaleń np. rodzinnych. Kto odbierze dziecko z przedszkola? Wyniesie śmieci, posprząta, ugotuje, pójdzie na wywiadówkę? Można tak wręczyć dziecku jego kieszonkowe, ale już na wpłatę alimentów lepiej mieć pokwitowanie. Umowa ustna może dotyczyć kontaktów z osobami spoza rodziny i najczęściej tak zlecamy sprzątanie, skopanie ogródka, ale czasem także bardziej złożone czynności. I tu mogą już pojawić się komplikacje.
Umowy ustne nie są objęte jurysdykcją państwa, a więc nie płaci się od nich podatków (suma brutto = netto). Oznacza to również, że tak zarobione pieniądze (na czarno) w przyszłości nie zostaną wliczone do naszej emerytury, a w przypadku choroby czy inwalidztwa nie otrzymamy żadnych świadczeń. Ustalenia ustne są nieprecyzyjne. Każda ze stron może mieć inne oczekiwania i wyobrażenie o wzajemnych interesach. Czy mycie okien oznacza same szyby, czy szyby i ramy, a może i parapety? A okna od środka, czy może także z zewnątrz? W sytuacji, gdy któraś ze stron nie wywiąże się z umowy (nieuczciwy rzemieślnik zniknie z zaliczką, nieuczciwy zamawiający nie wypłaci ustalonej sumy), powstałe konflikty są sprawą prywatną, nikt nie stanie w naszej obronie. Ustną umową są zakupy na targu. Jeżeli towar okaże się wadliwy nie mamy dokumentu, który zapewni przyjecie reklamacji lub zwrot pieniędzy.
Z umową dorozumianą mamy do czynienia, gdy fakt zlecenia zadania wynika z danej sytuacji. Jeżeli sprzedawcy piwa podamy pieniądze, a on podaje nam kufel z piwem, to jest to umowa dorozumiana. Ta umowa również jest nieprecyzyjna i zawodna. Wprawdzie podeszliśmy z pieniędzmi do budki z piwem, ale naszym celem jest rozmienienie pieniędzy. Sprzedawca, kiedy podaliśmy mu banknot zrozumiał nas źle. Takie nieporozumienie może nastąpić zawsze, gdy podstawą umowy jest dedukcja: skoro wydarzyło się jedno zdarzenie, to jego konsekwencją pewnie będzie drugie, ale przecież nie musi. Taka umowa także raczej nie podlega jurysdykcji państwa, a więc jest zawierana na własne ryzyko.
Dlatego najbardziej właściwą wydaje się umowa pisemna i ma ona jeszcze szereg dodatkowych ograniczeń dopasowanych do konkretnych sytuacji. Spełnienie wymogów umowy w zwykłej formie pisemnej, polega na złożeniu osobistego podpisu na dokumencie. Nie ma wymogu jego własnoręcznego sporządzania! Może ją przygotować jedna ze stron, lub można skorzystać z gotowych wzorów, które dla wielu typów umów istnieją (umowa nazwana ma szczegółowe wytyczne w odpowiedniej ustawie i kodeksie cywilnym). Z formą pisemną równoprawna jest forma elektroniczna dokumentu, ale musi zawierać podpis elektroniczny weryfikowany ważnym kwalifikowanym certyfikatem.
Forma pisemna z urzędowo poświadczoną datą polega na urzędowym potwierdzeniu daty dokonania czynności – np. pieczątce na kopii potwierdzającej przyjęcia podania; stwierdzeniu faktu dokonania czynności w innym dokumencie urzędowym z datą; wystąpieniu wzmianki urzędowej z datą, na dokumencie obejmującym daną czynność prawną. Forma pisemna z podpisem notarialnie poświadczonym wymaga złożenia osobistego podpisu na dokumencie w obecności notariusza lub właściwego urzędnika.
Umowa pisemna może być cywilna lub cywilnoprawna. Umowę cywilną zawieramy wtedy, gdy jej treść jest regulowana wyłącznie przepisami Kodeksu Cywilnego (sprzedaż lub kupno samochodu, domu, działki, udzielenie pełnomocnictwa do występowania w naszych sprawach, lub reprezentowania nas. Umowa cywilnoprawna zawierana jest w przypadkach, gdy poza k.c. obowiązują przy jej zawieraniu także inne przepisy np. prawo autorskie, prawo patentowe itp.
Umowa pisemna jest oficjalnym dokumentem i rodzi zawsze skutki prawne. Wymaga rejestracji w urzędzie skarbowym i wpłaty podatku. Jest dokumentem umożliwiającym prawne dochodzenie swoich roszczeń i skorzystanie z państwowej administracji, prokuratury i sądownictwa. Przy podpisywaniu umów cywilnych korzysta się z pomocy notariusza. Umowa zawarta przed notariuszem jest dokumentem pewniejszym, bo zawarto ją w obecności świadka będącego osobą urzędową. W przypadku wielu umów cywilnych jest taki wymóg. Notariusz reprezentuje urząd państwowy, a więc rejestruje umowę i w imieniu urzędu pobiera należny podatek.
Najprostszą formą pisemnej umowy jest dowód wpłaty (paragon) lub kwit informujący o zleceniu wykonania usługi czy powierzenia materiału na jej wykonanie. Treść takiej umowy jest oczywista. Na ich podstawie możemy reklamować towar lub usługę, korzystać z gwarancji i rękojmi. Gwarancja jest dodatkowym dokumentem, wzięciem odpowiedzialności, przez producenta lub jego przedstawiciela, za bezawaryjne działanie sprzętu, przez określony czas i jego bezpłatną reperację lub wymianę w tym okresie. Zabezpieczeniem kupującego jest też rękojmia, a więc odpowiedzialność producenta za wady ukryte, które wpływają na działanie zakupionego towaru, nawet jeżeli jest on już po okresie gwarancyjnym lub takiej gwarancji nie było.
Gdy to my coś sprzedajemy, np. komisowi, to sklep jest pośrednikiem przy zawarciu umowy z kupującym i bierze na siebie część zobowiązań. Takim zobowiązaniem komisu samochodowego jest sprawdzenie czy odsprzedawany samochód nie jest kradziony. Również sklep reprezentuje państwo rejestrując umowy i pobierając od sprzedającego podatek.
Umowy sporządza się minimum w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Dokument powinniśmy przechowywać, w celach skarbowych, przez pięć pełnych lat, licząc czas od 1 stycznia następnego roku kalendarzowego, chyba że inne przepisy stanowią inaczej (umowa przekazująca prawa autorskie musi być przechowywana 50 lat). Muszą być zgodne z aktami prawnymi wyższego rzędu, których dotyczą. Jest to prawo cywilne, gospodarcze, kodeks handlowy, ustawa skarbowa i o notariacie.
Umowy nie powinny cytować treści zawartych w ustawach, ale muszą zawierać obligatoryjnie informacje:
- kto z kim umowę zawiera,
- co jest przedmiotem umowy,
- jaka jest suma płatności i jaka forma, lub zasada rozliczeń,
- jakie warunki musi spełnić każda ze stron,
- jakie czynności zostaną podjęte w przypadku niewywiązania się z umowy, lub wad prawnych usługi lub przedmiotu który jest sprzedawany lub kupowany.
Tych elementów, które musi zawierać umowa może być więcej, zależnie od specyfiki konkretnej umowy i wymogów, które stawia prawo (poświadczenie notarialne, wymogi prawa autorskiego). Instytucja lub firma, z którą podpisujemy umowę, reprezentuje państwo w zakresie ustawy skarbowej. Jeżeli my wykonujemy usługę, to nasza umowa jest pomniejszana o sumę należnego podatku. Jeżeli to instytucja otrzymuje pieniądze, to rozlicza swój zysk z urzędem podatkowym.
